Datenschutzhinweise für Beratungsgespräche per Microsoft Teams

Die Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG bietet Ihnen die Möglichkeit, Beratungsgespräche bequem per Microsoft Teams durchzuführen. Dadurch können Sie ortsunabhängig mit uns in Kontakt treten und Ihre Anliegen von zu Hause oder unterwegs telefonisch oder per Video über PC, Tablet oder Smartphone mit unseren Beraterinnen und Beratern besprechen. Auf diesem Weg informieren wir Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen. Wenn Sie sich für ein Angebot entscheiden, stellen wir Ihnen die erforderlichen Unterlagen selbstverständlich zur Verfügung.

Auch bei digitalen Kommunikationswegen hat der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten für uns einen hohen Stellenwert. Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher, wie die Telefon- und Videoberatung abläuft und in welchem Umfang personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams verarbeitet werden. Diese Informationen ergänzen unsere allgemeinen Datenschutzhinweise gemäß Art. 13, 14 und 21 DSGVO. Dort finden Sie auch Hinweise zu Ihren datenschutzrechtlichen Ansprüchen und Rechten.

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG, Schlossplatz 2, 55469 Simmern
Tel.: 06761 833-0 oder 06571 924-0
Fax: 06761 833-1182 oder 06571 924-2200
E-Mail: info@vvr-bank.de

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen

E-Mail: datenschutz@dz-cp.de

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Kommunikation mit Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater kann per Videoübertragung, über eine Telefonverbindung sowie ergänzend über einen Text-Chat erfolgen. Bei Bedarf können während des Gesprächs Dokumente oder sonstige elektronische Inhalte über die Bildschirmfreigabe angezeigt werden.

Während der Beratung können Sie Ihre Gesprächspartnerin bzw. Ihren Gesprächspartner per Kamerabild sehen. Ob Sie selbst Ihre Kamera aktivieren möchten, entscheiden ausschließlich Sie. Die Übertragung von Bild- und Tonsignalen sowie die Teilnahme an der Beratung können jederzeit von Ihnen beendet werden.

Vor Beginn des Gesprächs prüfen wir Ihre Identität anhand personenbezogener Angaben, die nur Ihnen bekannt sein sollten.

Zunächst verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die technisch erforderlich sind, um die Telefon- bzw. Videoberatung durchführen zu können. Hierzu zählen insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse sowie die IP-Adresse.

Im weiteren Verlauf der Beratung werden diejenigen Daten verarbeitet, die zur Durchführung der gewünschten Beratung notwendig sind. Dazu gehören insbesondere Angaben zu Ihrer Person, beispielsweise Kontaktdaten, Geburtsdatum, Geburtsort oder Staatsangehörigkeit, ebenso wie Inhalte des Beratungsgesprächs. Dies können etwa Informationen zu Ihren Zielen, Wünschen, persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen, Ihrer Risikobereitschaft oder zu gewünschten Produkten sein.

Sofern Sie sich für den Abschluss eines Produkts entscheiden, verarbeiten wir zusätzlich die hierfür erforderlichen produktbezogenen Angaben. Welche Daten im Einzelnen erforderlich sind, richtet sich nach der jeweiligen Produktart. Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den entsprechenden Vertragsunterlagen, Bedingungen und ergänzenden Datenschutzhinweisen.

Zur Durchführung von Telefon-, Video- und Online-Besprechungen setzen wir das Tool Microsoft Teams ein. Dabei handelt es sich um einen Dienst der Microsoft Corporation.

Bitte beachten Sie, dass sich diese Datenschutzhinweise ausschließlich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns beziehen. Sofern Sie Internetseiten oder Dienste von Microsoft Teams direkt aufrufen, ist Microsoft selbst für die dort stattfindende Datenverarbeitung verantwortlich. Informationen hierzu entnehmen Sie bitte den Datenschutzinformationen von Microsoft.

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich unter Beachtung der Vorgaben der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Die Verarbeitung dient der Durchführung der Telefon- und Videoberatung sowie gegebenenfalls dem Abschluss oder der Vermittlung von Bankgeschäften, Finanzdienstleistungen, Versicherungs- oder Immobiliengeschäften und der Ausführung Ihrer Aufträge. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitere Informationen zu zusätzlichen Verarbeitungszwecken finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Benutzerangaben, z. B. Anzeigename, E-Mail-Adresse, optionales Profilbild oder bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten, z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern oder Standortdaten
• Text-, Audio- und Videodaten

Wenn Sie die Chatfunktion nutzen, werden Ihre Texteingaben verarbeitet und innerhalb des Meetings angezeigt. Für die Nutzung von Audio- und Videofunktionen werden die entsprechenden Daten Ihres Mikrofons bzw. Ihrer Kamera für die Dauer des Meetings verarbeitet. Kamera und Mikrofon können jederzeit über die Einstellungen von Microsoft Teams deaktiviert oder stummgeschaltet werden.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit Online-Meetings im Zusammenhang mit bestehenden oder angebahnten Vertragsbeziehungen durchgeführt werden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit bestimmte Verarbeitungsvorgänge technisch notwendig sind, um Microsoft Teams nutzen zu können, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in der effizienten Durchführung von Online-Beratungen und Besprechungen.

Besteht keine Vertragsbeziehung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Mit Ihrer Teilnahme an der Kommunikation über Microsoft Teams erklären Sie sich mit der beschriebenen Datenverarbeitung einverstanden. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall erfolgt die Kommunikation über alternative Wege.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb unserer Bank erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten benötigen.

Darüber hinaus können von uns eingesetzte Dienstleister und Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO personenbezogene Daten erhalten, soweit dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist.

Weitere Informationen zur Weitergabe personenbezogener Daten sowie zum Bankgeheimnis finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union erfolgt grundsätzlich nicht, da wir die Nutzung von Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union vorgesehen haben.

Es kann jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Daten über Internetserver außerhalb der EU geleitet werden. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn sich Teilnehmende eines Online-Meetings in einem Drittland befinden.

Die Übertragung der Daten erfolgt in verschlüsselter Form, sodass sie gegen unbefugte Zugriffe geschützt sind.

7. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erforderlich sein, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten noch zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen beziehungsweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Audio- und Videodaten werden grundsätzlich nicht gespeichert.

Textnachrichten aus der Chatfunktion werden — sofern diese freiwillig genutzt wird — nach zwei Jahren gelöscht.

8. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Die Nutzung unserer Telefon- und Videoberatung ist freiwillig. Wenn Sie dieses Angebot wahrnehmen möchten, ist die Verarbeitung der hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten notwendig.

Sofern Sie ein Produkt abschließen möchten, müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Angaben kann ein Vertragsabschluss regelmäßig nicht erfolgen.

Darüber hinaus sind wir insbesondere aufgrund geldwäscherechtlicher Vorschriften verpflichtet, Ihre Identität vor Begründung einer Geschäftsbeziehung festzustellen, beispielsweise anhand eines gültigen Ausweisdokuments.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Zusammenhang mit der Telefon- und Videoberatung sowie einem möglichen anschließenden Vertragsabschluss findet keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt.

Sollte in Einzelfällen dennoch ein entsprechendes Verfahren eingesetzt werden, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

10. Profiling

Im Rahmen der Telefon- und Videoberatung erfolgt kein Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.